5 Anzeichen, dass Ihr ERP-System Sie ausbremst

Wann wird das alte System zum Problem?

Ein ERP-System ist wie eine Werkzeugkiste: Solange sie funktioniert, denkt niemand darüber nach. Erst wenn der Hammer nicht mehr richtig sitzt und die Schraubenschlüssel fehlen, merkt man, dass es Zeit für etwas Neues ist.

Das Problem: Viele Unternehmen gewöhnen sich an die Einschränkungen ihres Systems. Workarounds werden zur Routine, Excel-Listen zum Normalzustand, und „das war schon immer so” zum Standardargument. Dabei gibt es klare Anzeichen, dass Ihr System Sie aktiv bremst.

Anzeichen 1: Ihre Mitarbeiter arbeiten neben dem System

Wenn mehr Arbeit in Excel, E-Mail und auf Notizzetteln passiert als im ERP-System, hat das System seinen Zweck verfehlt. Typische Symptome:

Kundendaten werden im CRM gepflegt UND in einer Excel-Liste
Lagerbestände im System stimmen nicht mit der Realität überein
Angebote werden in Word erstellt, weil die Angebotsvorlage im ERP zu umständlich ist

Der Kern: Ein gutes ERP-System wird freiwillig genutzt, weil es die Arbeit erleichtert. Wenn Mitarbeiter aktiv drumherum arbeiten, stimmt etwas Grundlegendes nicht.

Anzeichen 2: Jede Anpassung kostet ein Vermögen

Ihr Geschäft verändert sich — neue Produkte, neue Vertriebswege, neue Anforderungen. Wenn jede Anpassung an Ihrem ERP-System einen fünfstelligen Betrag kostet und Wochen dauert, bindet Sie das System statt Sie zu befreien.

Vergleich: Bei modernen Open-Source-Systemen wie Odoo können viele Anpassungen vom Implementierungspartner in Stunden umgesetzt werden. Bei proprietären Altsystemen erfordert die gleiche Änderung oft Wochen und einen zertifizierten (und teuren) Partner.

Anzeichen 3: Die Wartungskosten steigen, der Nutzen nicht

Wenn Sie jedes Jahr mehr für Wartung, Support und Updates bezahlen, aber keine neuen Funktionen oder Verbesserungen sehen, finanzieren Sie den Status Quo. Typisch für ältere On-Premise-Systeme, die am Ende ihres Lebenszyklus angekommen sind.

Faustregel: Wenn Ihre jährlichen Wartungskosten mehr als 20% der ursprünglichen Implementierungskosten betragen, ohne dass sich das System weiterentwickelt, lohnt sich ein Vergleich mit modernen Alternativen.

Anzeichen 4: Neue Mitarbeiter brauchen Wochen

Die Einarbeitungszeit ist ein unterschätzter Kostenfaktor. Wenn neue Mitarbeiter Wochen brauchen, um Ihr ERP-System zu bedienen — und selbst dann nur einen Bruchteil der Funktionen nutzen — ist die Benutzerfreundlichkeit das Problem.

Kontext: Moderne ERP-Systeme setzen auf Web-Oberflächen, die sich wie bekannte Online-Tools anfühlen. Die Lernkurve ist deutlich flacher. Ein Mitarbeiter, der am Montag anfängt, sollte am Freitag die Grundfunktionen beherrschen.

Anzeichen 5: Sie können nicht wachsen

Das deutlichste Zeichen: Ihr Unternehmen wächst, aber das System wächst nicht mit. Neue Standorte einbinden, zusätzliche Nutzer freischalten, neue Geschäftsfelder abbilden — wenn das alles nur mit erheblichem Aufwand und hohen Kosten möglich ist, begrenzt das System Ihr Wachstum.

Beispiel aus der Praxis: Ein Handelsunternehmen, das wir beraten haben, konnte seinen Online-Vertrieb nicht ausbauen, weil das alte ERP keine E-Commerce-Anbindung bot. Die Erweiterung hätte 35.000 € gekostet — für eine Schnittstelle, die bei einem modernen System standardmäßig integriert ist.

Wann Sie trotzdem bleiben sollten

Ehrlichkeit ist wichtig: Nicht jedes Problem erfordert ein neues System. Wenn die Grundarchitektur stimmt und die Probleme hauptsächlich in der Nutzung oder Konfiguration liegen, kann eine Optimierung des bestehenden Systems die bessere Wahl sein.

Bleiben, wenn:

Die Probleme durch bessere Schulung lösbar sind
Eine Konfigurationsänderung ausreicht
Der Leidensdruck gering ist und das System grundsätzlich funktioniert

Wechseln, wenn:

Das System selbst die Grenze ist
Die Kosten für Wartung und Anpassung den Nutzen übersteigen
Ihr Unternehmen sich grundlegend verändert hat

Der richtige Zeitpunkt

Es gibt nie den „perfekten” Zeitpunkt für einen ERP-Wechsel. Aber es gibt den richtigen: Wenn die Kosten des Verbleibens — in Zeit, Geld und verpassten Chancen — größer sind als die Kosten des Wechsels. Und das ist oft früher der Fall, als man denkt.