Bavaria Heizungstechnik — Auftragsabwicklung digitalisiert
Wie ein Handwerksbetrieb mit 12 Mitarbeitern 10 Stunden Verwaltung pro Woche einspart und Rechnungen jetzt am selben Tag verschickt.
Ausgangslage
Bavaria Heizungstechnik ist ein inhabergeführter Handwerksbetrieb in Oberbayern mit 12 Mitarbeitern — 8 Monteure, 2 Bürokräfte und 2 Geschäftsführer. Das Unternehmen installiert Heizungsanlagen, Solarthermie und Sanitäranlagen für Privat- und Gewerbekunden.
Das Problem: Der Geschäftsführer verbrachte jeden Freitagabend mit Büroarbeit. Angebote wurden in Word erstellt, Aufträge auf Papier dokumentiert, Rechnungen in Excel geschrieben. Die Monteure riefen abends an, um Arbeitszeiten durchzugeben. Und am Monatsende fehlte regelmäßig der Überblick über offene Posten.
Herausforderung
- Angebote per Word: Jedes Angebot wurde manuell formatiert — Positionen abtippen, Preise nachschlagen, PDF erstellen, per Mail verschicken. Dauer: 30–45 Minuten pro Angebot.
- Keine Verbindung zwischen Angebot und Rechnung: Wenn ein Kunde zusagte, wurde alles nochmal abgetippt — als Auftragsbestätigung, dann als Rechnung. Dreimal dieselbe Arbeit.
- Zeiterfassung auf Zetteln: Monteure notierten Arbeitszeiten auf Durchschlagblöcken. Diese wurden wöchentlich eingesammelt und manuell übertragen. Fehler und Verzögerungen waren die Regel.
- Keine Übersicht: Wer hat welche Aufträge? Welche Rechnungen sind offen? Welche Materialien werden knapp? All das war nur im Kopf des Chefs — und auf diversen Excel-Listen.
Lösung mit Odoo
Die Einführung dauerte 10 Wochen — in enger Abstimmung mit dem Büro-Team:
- CRM & Angebotswesen: Kundenanfragen werden erfasst, Angebote per Klick aus Vorlagen erstellt. Dauer pro Angebot: 5 Minuten statt 45.
- Auftragsabwicklung: Aus dem Angebot wird per Klick ein Auftrag. Die Rechnung wird automatisch aus dem Auftrag generiert — keine Doppeleingaben.
- Mobile Zeiterfassung: Die Monteure erfassen Arbeitszeiten direkt per Smartphone auf der Baustelle. Die Daten fließen automatisch in die Abrechnung.
- Buchhaltung: Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich und DATEV-Export in einem System.
Ergebnis
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Verwaltungszeit pro Woche | ~15 Stunden | ~5 Stunden |
| Angebotserstellung | 30–45 Min. | 5 Min. |
| Rechnungsversand nach Auftrag | 5–10 Tage | Am selben Tag |
| Offene Posten Überblick | Keine Übersicht | Echtzeit-Dashboard |
Was der Geschäftsführer sagt
„Ich habe meinen Freitagabend zurück. Das allein war es schon wert. Aber was mich wirklich überzeugt hat: Wir schicken Rechnungen jetzt am selben Tag raus — und das Geld kommt deutlich schneller rein.”